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公司档案整理归档方法

来源:新2娱乐官网 时间:2019-01-27

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  您身边的档案管理专家 公司档案整理归档方法 档案管理指档案的收集、 整理、 保管、 鉴定、 统计和提供利用的活动。 包括: 档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统 计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。但是好多家公司都不知 道该怎么去整理档案。 首先,我们要先给档案做一个分类: 1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、 小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同 类中依序分为若干小类。 2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第 三级之后另增第四级“细类” 。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或 “小类”二级。 3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一 个档夹不敷使用时, 得分为两个以上的档夹装订, 并于小类(或细类)之后增设 “卷 次”编号,以便查考。 4、每一档夹封面内页应设“目次表” ,案件归档时依序编号、登录,并以每 一案一个“目次”编号为原则。 5、档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2 为经 办部门代号,B1B2 为大类号,C1C2 为小类号。D1 为档卷卷次,E1E2 为档案目次。 6、有的也可按照时间,如外来文件、公司内部文件,财务资料等,以及 工商变更信息,章程变更信息等 专注为您打造安全可靠、项目全面、服务周到、经济适用的档案外包服务 您身边的档案管理专家 其次要给档案名称和编号 1、档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内 容 性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。 2、各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用 视案件多寡及增长情形而斟酌决定。 3、档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表” ,即将所有分类 各级名 称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。 4、 档案分类各级编号内应预留若干空档, 以备将来组织扩大或业务增繁时, 随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改, 如确有修改必要, 应事先审慎研议, 并拟具新旧档案分类编号对照表, 以免混淆。 然后给档案编定 1、案件如系新案,应就“档案分类编号表” ,查明该案件所属类别及其卷 次、目次 顺序编列档号。 2、案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列。 3、档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先 确定其主 要类别,编列档号。 4、档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左 上角;左方装订则填写于右上角。 最后归档和清理 1、归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并 视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。 2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。 专注为您打造安全可靠、项目全面、服务周到、经济适用的档案外包服务 您身边的档案管理专家 企业管理最好把所有资料予以扫描,做成电子文档。档案目录与纸质一致, 查找方便。且可以无纸化办公,联合 OA 软件快速方便。 专注为您打造安全可靠、项目全面、服务周到、经济适用的档案外包服务

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